אחד הטרנדים הבולטים בעולם העסקי של ימנו הוא לנסות להפיק כנסים מרשימים ברמה גבוהה בהם ניתן לייצר מפגשים עסקיים חשובים, להעביר מסרים שיווקיים חדשניים ואף לחשוף מוצרים מובילים לקהלי יעד איכותיים ומתאימים.
בחירת מקום מתאים לכנס עסקי היא לא דבר של מה בכך, כאשר ארגון ותכנון כנס מוצלח מצריך שילוב של תכנון אסטרטגי מקדים לצד תכנון לוגיסטי קפדני, בשילוב כמובן שיקולים כלכליים שונים והתאמה לתקציב, ובעיקר הבנה והתאמה של קהל היעד ללוקיישן נכון. בסיקור זה ננסה לעשות מעט סדר בנושא ולהעניק כמה טיפים מרכזיים שיוכלו לסייע לכם בבחירת מקום לכנס בצורה מושכלת וחכמה:
- ראשית כל, כמות המשתתפים – מספר המוזמנים / אורחים הוא למעשה ההיבט הבסיסי שיש לקחת בחשבון בראשית הדרך כאשר בוחנים אופציות ללוקיישן. לצורך העניין, אולם קטן יחסית עלול להרגיש צפוף מדי ולספק תחושה לא נוחה ולא נעימה לקהל מוזמנים גדול, ובאותה מידה גם חלל גדול מדי יכול "לגמד" קבוצה קטנה של משתתפים ולהעניק תחושה סגרירית של מפגש לא מוצלח במיוחד. חשוב מאוד אם כן לנסות ולהעריך במדויק את כמות הקהל המיועדת להשתתף בכנס שכן הערכה זו תשפיע לא רק על בחירת הלוקיישן אלא גם על התקציב הכולל והלוגיסטיקה הנלוות. בעניין זה, כדאי לנסות ולאתר מקום לכנסים שיכול להציע מספר אולמות או חללים בגדלים שונים שיוכלו להעניק מענה במידה ומספר המוזמנים ישתנה באופן משמעותי במהלך תהליך הפקת הכנס.
- מיקום נגיש ונוח – לוקיישן נגיש מהווה גם כן גורם משמעותי חשוב בבחירת המקום המיועד. רצוי מאוד שמיקום הכנס יהיה נגיש ככל שניתן עבור מרבית המשתתפים, בין אם מרביתם "מקומיים" או כאלו שמגיעים מרחוק, לכן קרבה לצירי תנועה מרכזיים ומוקדי תחבורה כמו תחנת רכבת, מהווה יתרון משמעותי. בנוסף כדאי לוודא כי ללוקיישן הנבחר יש כמות מספקת של חניה בקרבת מקום וכמובן שדרכי ההגעה והכניסה למקום המפגש נגישות עבור בעלי מוגבלויות. נוסיף ונאמר כי באופן כללי מומלץ שהמיקום של הכנס יתרום מבחינת קונספט ואווירה לנושא הכנס, כלומר בין אם מדובר על מרכז העיר או אזור פרברי רגוע יותר.
- קייטרינג איכותי – אוכל טוב תמיד יכול לקשר ולחבר בין אנשים ולא מדובר רק באלמנט האכילה עצמו בלבד, אם כי ביצירת קשרים וחיבורים אישיים בזמן מינגלינג לדוגמא. לזמינות ואיכות שירותי הקייטרינג או ההסעדה במקום הנבחר יכולים להיות השפעה מהותית על החוויה הכוללת של המשתתפים. האפשרויות צריכות לתת מענה למגוון של העדפות ומגבלות תזונתיות, וכמובן גם לנושא הכשרות במידת הצורך, תוך הבטחת שינויים המותאמים לבעלי רגישויות כאלו ואחרות. יתרה מכך, סגנון האירוח וההסעדה, בין אם מדובר בארוחת ישיבה רשמית ובין אם במזנון קליל צריך ליישר קו עם הסגנון והאווירה הכללית של האירוע.
- חדשנות ועיצוב – למרות שזה די מפתה לבחור בלוקיישנים החדשים והיוקרתיים ביותר שיש, אך חשוב לנסות ולאזן את הבחירה עם מגבלות התקציב העומד לרשותכם ועם זאת לזכור ולדעת כי שילוב של טכנולוגיה חדשנית ועיצוב מתאים יוכלו לעשות את העבודה ולייצר אווירה יוקרתית גם במיקום או אולם שנחשב לפחות חדיש. הבנה ברורה של התקציב תנחה את הבחירות שלכם ותעזור לתעדף הוצאות כאשר לרוב כדאי להיעזר בשירותים של חברה או גורם מקצועי בעל ניסיון בהפקת כנסים עסקיים שיוכל לסייע לכם בבחירת הציוד הטכני הנדרש, עיצוב המקום בצורה חדשנית ומתאימה ואף יצירת תוכן ואטרקציות מעניינות במידת הצורך.
לסיכום הדברים, בחירת המקום המתאים לכנס שלכם היא בהחלט החלטה משמעותית הדורשת התייחסות מדוקדקת של אלמנטים שונים, החל מהבנת גודל וצרכי קהל המוזמנים ועד להבטחת לוקיישן נגיש, הסעדה ברמה גבוהה וציוד נלווה מתאים, כל פרט חשוב. על ידי תכנון קפדני ובחירת לוקיישן המתאים לאופי ואווירת הכנס תוכלו למעשה להבטיח את התנאים ליצירת כנס איכותי שיניב גם רושם ראשוני מוצלח וגם תוצאות חיוביות לטווח הארוך – בחירה נכונה תביא להצלחה.
